Succesvolle spoedmigratie van verouderd DMS naar SharePoint Online voor internationaal infrabedrijf

Wanneer een verouderd documentmanagementsysteem (DMS) niet meer wordt ondersteund door de leverancier, is het de hoogste tijd om over te gaan naar een nieuwe oplossing. Daar kreeg ook dit internationale familiebedrijf in de infrastructuur en industrie mee te maken. Zo’n 9000 (!) sites van de Nederlandse tak moesten over naar SharePoint Online. Normaal gesproken wordt hier ongeveer een jaar voor uitgetrokken, nu kregen de consultants van Adoptify deze spoedmigratie binnen vijf maanden voor elkaar. 

Geen support meer voor end-of-life DMS

Het infrabedrijf werkte met Microsoft SharePoint Server 2010, inclusief een maatwerkschil eromheen, waarvan de support eindigde en de infrastructuur was verouderd. “Er werden geen nieuwe beveiligingsupdates uitgebracht, dus de noodzaak om te migreren naar een nieuwe oplossing was hoog”, vertelt Sven van den Ing, Microsoft 365-consultant bij Adoptify. “De toenmalige leverancier kon namelijk niet garanderen dat het systeem nog veilig was.”

Er werd gekozen voor een nieuwere versie van SharePoint: SharePoint Online. Verschillende afdelingen binnen het bedrijf werkten hier al mee en de oplossing bevatte alle functionaliteiten die aansloten bij de behoeften van het bedrijf. Sven: “Na een inventarisatie bleek het om zo’n 9000 sites te gaan, waarvan 500 actieve sites. De rest werd gearchiveerd. Een enorme hoeveelheid voor de enkele maanden die waren gereserveerd voor de contentmigratie.”

Hulp van buitenaf

Hiervoor werd de hulp ingeroepen van Sven en zijn collega Vidjay Ramgolam. Beiden niet alleen Microsoft 365-consultants, maar ook Change en Adoptie-experts. Sven: “ShareValue was al aan de slag bij het bedrijf en schakelde Adoptify in voor hulp, omdat we de juiste kennis in huis hadden van de techniek én van training en adoptie. Vidjay en ik maakten deel uit van het projectteam, samen met nog zes anderen van binnen en buiten het bedrijf, waarmee we direct een goede klik hadden. En in het begin was het best spannend: gaat de migratie wel lukken in zo’n korte tijd?”

Migratie naar SharePoint Online

Het projectteam ging aan de slag met de megaklus. Het doel? Alle 9000 sites overzetten van het oude DMS naar SharePoint Online binnen vijf maanden. “Hiervoor heeft Vidjay een migratiestraat ingericht met de tool ShareGate, inclusief dedicated servers”, vertelt Sven. “We hadden deze servercapaciteit hard nodig gezien de grote hoeveelheid aan sites. Met de extra servers kon de migratie 24/7 doorgaan.”

Sven: “Op een gegeven moment was alle content over, maar waren er hier en daar wat fouten ingeslopen. Daarom hebben we een paar belangrijke sites opnieuw gedaan, daarin zaten wat complexe zaken die extra aandacht nodig hadden. Maar die enkele sites kostten toch nog zo’n twee tot vier weken per site. Je kunt je dus wel voorstellen hoe ongelooflijk snel we de rest overgezet hebben.”

Adoptietraining en praktische video’s

Om de adoptie van het nieuwe DMS zo goed mogelijk te laten verlopen, is er eerst een webinar opgenomen met het waarom van de migratie, de aanpak en de impact hiervan. “Vervolgens zijn we gestart met het geven van livetrainingen”, geeft Sven aan. “Een afdeling kreeg eerst een training, vóórdat ze overgingen naar SharePoint Online. We hielpen ze zo goed mogelijk op weg, zodat ze hun dagelijkse werkzaamheden sneller konden oppakken in het nieuwe systeem.”

Ook waren er tijdens de migratie en training niet minder dan 75 instructievideo’s beschikbaar over de meest voorkomende handelingen in Sharepoint Online. Sven: “Dit was maatwerk. Ik heb een Microsoft Stream-kanaal ingericht, een soort YouTube, in de huisstijl van de organisatie. Hier konden medewerkers dan korte, praktische video’s vinden over bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuw bestand, het delen van een document, en het bekijken van de versiegeschiedenis. Echte hacks om ze snel op weg te helpen.”

Vrijheid in samenwerking

“Vidjay en ik hebben de migratiewerkzaamheden en trainingen samen opgepakt”, vertelt Sven. “Zo konden we onze kennis en krachten bundelen. Ook was het handig dat we elkaars werk konden overnemen als dat nodig was. Verder waren we natuurlijk onderdeel van een samengesteld projectteam met IT-medewerkers van het bedrijf, externe consultants en ShareValue. Het was een goede en zelfs gezellige samenwerking. We werden als dé experts gezien en kregen veel vrijheid in onze aanpak van deze spoedmigratie. Je merkte echt dat ze op onze kennis en kunde vertrouwden en dat werkte erg plezierig.”

Volledig cloudgebaseerd werken in SharePoint Online

Het resultaat was dan ook naar tevredenheid: in vijf maanden tijd werden 9000 SharePoint-sites overgezet naar de nieuwe omgeving. Sven: “Alle doelstellingen hebben we behaald. Zowel op het gebied van contentmigratie als het geven van trainingen en het ondersteunen van de eindgebruikers. Zo hebben we deze spoedmigratie succesvol voltooid, de klant was hartstikke tevreden.”