Zo ontdek je wat Microsoft 365 Copilot voor jouw organisatie kan betekenen

Door: René van der Vlugt Gepubliceerd op: 8 maart 2024

De vraag die veel mensen ons op dit moment stellen is: past Microsoft 365 Copilot bij mijn organisatie en wordt het een succes? Met een overvloed aan mogelijkheden kan het een uitdaging zijn om te bepalen of de tooling past bij je organisatie. In dit blogartikel helpen we je op weg. We delen onze aanpak om Copilot voor Microsoft 365 op een slimme manier in te zetten binnen je organisatie. We helpen je om de juiste doelgroepen en geschikte scenario’s te kiezen en succes meetbaar te maken. Bovenal krijg je handvatten om je medewerkers te helpen om AI toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden. Blijf lezen en ontdek alles wat je moet weten!

Microsoft 365 Copilot neemt de laatste maanden een enorme vlucht. Eind februari kondigde Microsoft aan dat de AI-functionaliteit in maart of april 2024 ook in het Nederlands (en 16 andere talen) wordt uitgerold. Daarnaast blijft Microsoft nieuwe functionaliteiten toevoegen aan de bestaande applicaties zoals Teams, Word en PowerPoint. Bovendien wordt Microsoft 365 Copilot ook in steeds meer applicaties toegepast, zoals OneDrive, Whiteboard en Forms.

Terwijl de ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen, zien we dat veel organisaties vooral zoeken naar de meerwaarde van generatieve AI. Samen met een Nederlandse organisatie nemen we bij Adoptify deel aan het Early Access Program van Microsoft. Zo zijn we onder andere bezig om medewerkers te ondersteunen bij het schrijven van de meest optimale prompts. Op de achtergrond is de organisatie bezig om antwoord te krijgen op strategische vragen rondom Microsoft 365 Copilot. Enkele voorbeelden:

• Wat is de meerwaarde voor onze klanten?
• Wat is de waarde voor de organisatie?
• Welke kosten- en tijdsinvestering is nodig en wat levert dat op termijn op?
• Wat is het effect op de baanzekerheid van medewerkers?
• Hebben medewerkers de juiste vaardigheden om met AI te werken?
• Wat is de positieve of negatieve impact op het werkplezier?

Het antwoord op bovenstaande vragen verschilt per organisatie. Bedrijven moeten echt zelf aan de slag om te leren wat de waarde is voor klanten, medewerkers en de organisatie.

Adoptieaanpak hard nodig

Toch kunnen we uit onze eigen ervaringen en onderzoek van Microsoft enkele voorzichtige conclusies trekken. Teams, Word en Outlook zijn de applicaties waar Microsoft 365 Copilot veruit het meest wordt gebruikt. Zeker de helft van alle gebruikers zegt minder tijd kwijt te zijn om informatie te zoeken. Gebruikers gaan ook efficiënter door hun e-mail en reageren sneller op berichten. Ze besteden ruim 38% minder tijd aan het actief lezen van e-mails, wat wijst op een verbeterde focus en efficiëntie in hun communicatie.

Wat echter opvalt is de adoptie. Alle gebruikers die deelnemen aan het programma tonen enthousiasme om Microsoft 365 Copilot uit te proberen. Allemaal proberen ze de functionaliteiten uit binnen de eerste twee weken van het project. Na een maand zien we echter een afname en daalt het wekelijkse gebruik. Dit geeft aan dat het gebruik van Microsoft 365 Copilot niet direct een plek veroverd in de dagelijkse routine van mensen. Om de adoptie van AI te bevorderen is dus meer nodig dan een licentie, een handleiding en online training. Wat is er dan wel nodig? Een goede adoptieaanpak om gedrag te veranderen en routines te doorbreken.

Gedrag en routines veranderen

Hoe ziet zo’n adoptieaanpak eruit voor Microsoft 365 Copilot? Dat is een boeiende vraag. Wie het boek ‘Doen’ van Ben Tiggelaar heeft gelezen, weet dat je de omgeving moet veranderen om routines te doorbreken. Als je bijvoorbeeld minder televisie wilt kijken, moet je de omgeving waarin je televisie kijkt veranderen. Zet een oncomfortabele stoel neer waar je normaal gesproken televisie kijkt of nog beter: doe je televisie de deur uit.

Bij Microsoft 365 Copilot is dat een uitdaging, omdat de technologie wordt toegepast op applicaties die je intern dagelijks gebruikt. De context van het werk blijft dus hetzelfde, dus de visie van Ben Tiggelaar gaat hier niet op. Daarom moet je goed nadenken wat je wél kunt doen om de dagelijkse routines te doorbreken. Onze eerste conclusie: de adoptie van AI vraagt om meer persoonlijke aandacht en doorzettingsvermogen. We geven je een aantal tips en tricks die we zelf toepassen en die je zo kunt gebruiken. Let op! Ook wij zijn nog volop aan het leren, dus onze aanpak is aan verandering onderhevig.

1. Iedereen een prompt engineer!

Als je gebruikers in beweging wilt krijgen om nieuwe technologie te (blijven) gebruiken, wil je ze verantwoordelijkheid geven. Wij vertellen gebruikers dat ze zich gaan ontwikkelen tot ‘prompt engineer’. We leren ze om de juiste vragen (prompts) op te stellen en de kwaliteit van de antwoorden die de AI geeft goed te controleren. Dit zorgt onder andere ervoor dat mensen meer betrokken zijn en intrinsiek gemotiveerd zijn om te groeien in hun rol.

2. Vrienden leren van vrienden

Je leert het beste van iemand die je mag of waarmee jij je kunt identificeren. Je kunt adoptie dus stimuleren door groepen gebruikers van elkaar te laten leren. Probeer groepen te vormen met mensen die vergelijkbare dagelijkse activiteiten hebben. Denk bijvoorbeeld aan een communicatieafdeling, ondersteunend personeel, interne dienstverlening en functioneel beheerders. Een andere mogelijkheid is om groepen te vormen naar de mate van digitale vaardigheden. Binnen deze groepen is het makkelijker om scenario’s te bespreken die voor iedereen herkenbaar zijn en elkaar te motiveren.

Vergeet niet om de enthousiastelingen – de mensen graag aan de slag willen met AI – en de directie of het management te betrekken. Dit zijn vaak de ambassadeurs binnen je organisatie. Tip: zet Microsoft 365 Copilot niet direct in voor klantvragen of om beleid te maken. De rijksoverheid en beroepsverenigingen raden dit ten zeerste af. Zorg eerst dat je de waarde van AI goed kent.

3. Houd de aandacht vast

Het is ook aan te bevelen een (online) community op te zetten. Zo blijf je onder de aandacht bij de door jou geselecteerde mensen. Uit de eerste resultaten blijkt dat mensen die Microsoft 365 Copilot de eerste acht weken consistent gebruiken, meer voordelen ervaren en het blijven gebruiken. In de community deel je best practices van gebruikers en laat je zien wat er nog meer mogelijk is met de tooling. Bovendien kun je gebruikers uitnodigen om regelmatig mee te doen aan onderzoeken. Daarmee kom je ook inhoudelijk meer te weten over welke AI-toepassingen veel gebruikt worden, in welk scenario’s en hoeveel tijd dat bespaart.

Tot slot

Het doorbreken van routines en het veranderen van gedrag om de adoptie te bevorderen gaat verder dan een introductietraining. Het identificeren van geschikte scenario’s en het meten van succes met Microsoft 365 Copilot vraagt om een gedegen aanpak. De eerste ingrediënten daarvoor hebben we je al gegeven. Vergeet echter niet dat het werken met AI ook gaat over leren en experimenteren. Niemand weet op dit moment precies hoe deze technologie onze organisaties en dagelijkse werkzaamheden gaat beïnvloeden.